Giấy tờ dùng cho tuyển sinh và nhập học thường gồm căn cước, học bạ, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời hoặc bằng tốt nghiệp, giấy khai sinh, giấy tờ chứng minh ưu tiên, chứng chỉ và giấy chứng nhận giải nếu có, ảnh thẻ. Nên chuẩn bị một bìa hồ sơ với bản gốc, vài bản sao có chứng thực và một thư mục bản chụp rõ nét, đồng thời kiểm tra họ tên, ngày sinh, nơi sinh khớp nhau trên mọi giấy tờ.
Mốc thời gian cụ thể do quy chế tuyển sinh từng năm và thông báo của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định; bài viết mô tả trình tự công việc, còn ngày tháng phải lấy từ văn bản chính thức năm đó.
Danh sách giấy tờ thường cần
Danh sách chính xác do từng trường quy định trong đề án và giấy báo nhập học, nhưng phần lớn trường đều yêu cầu một nhóm giấy tờ giống nhau. Chuẩn bị sẵn nhóm này giúp bạn đáp ứng được hầu hết yêu cầu.
Ngoài ra, các đối tượng chính sách cần giấy tờ chứng minh tương ứng, thí sinh xét tuyển thẳng cần giấy chứng nhận giải, thí sinh xét kết hợp cần chứng chỉ còn hiệu lực.
- Căn cước công dân
- Học bạ trung học phổ thông
- Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời hoặc bằng
- Giấy khai sinh
- Giấy tờ ưu tiên, chứng chỉ, giấy chứng nhận giải
- Ảnh thẻ theo kích thước yêu cầu
Kiểm tra thông tin khớp nhau
Sai lệch giữa các giấy tờ là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung: họ tên có dấu hoặc không dấu khác nhau, ngày sinh lệch, nơi sinh ghi theo địa danh cũ và mới. Sau các lần sắp xếp địa giới hành chính, nơi sinh trên giấy tờ cũ và mới có thể khác nhau.
Hãy đặt tất cả giấy tờ cạnh nhau và so từng trường thông tin. Nếu có sai lệch, liên hệ cơ quan cấp để điều chỉnh sớm, hoặc hỏi trường cách xử lý trước khi nộp.
Bản sao chứng thực
Nhiều trường yêu cầu bản sao có chứng thực từ bản chính. Bạn có thể chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định. Nên làm vài bản mỗi loại để dùng cho nhiều trường và cho thủ tục nhập học.
Một số trường chấp nhận nộp bản chụp trực tuyến rồi đối chiếu bản gốc khi nhập học. Dù vậy, có sẵn bản sao chứng thực giúp xử lý nhanh khi được yêu cầu.
- Chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền
- Làm vài bản mỗi loại
- Giữ bản gốc an toàn
- Kiểm tra thời hạn của bản sao nếu trường yêu cầu
Bản điện tử rõ nét
Chụp hoặc quét từng giấy tờ rõ nét, đủ bốn góc, không loá sáng, lưu theo tên dễ hiểu như họ tên kèm loại giấy. Lưu ở hai nơi: điện thoại và một dịch vụ lưu trữ có mật khẩu.
Khi đăng ký trực tuyến, bạn chỉ cần tải từ thư mục này lên, không phải chụp lại vội vàng. Bản chụp mờ hoặc mất góc là lý do hồ sơ trực tuyến bị trả.
Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời
Sau kỳ thi tốt nghiệp, thí sinh đỗ được cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời trong thời gian chờ bằng. Giấy này thường dùng khi nhập học. Hãy giữ bản gốc cẩn thận và làm bản sao chứng thực.
Khi nhận bằng chính thức, trường có thể yêu cầu nộp bổ sung bản sao bằng theo thời hạn. Ghi nhớ việc này để không bị nhắc nợ hồ sơ trong năm nhất.
Giấy tờ ưu tiên và chính sách
Giấy tờ chứng minh ưu tiên khu vực, đối tượng hoặc chính sách miễn giảm học phí thường do địa phương hoặc cơ quan chuyên môn xác nhận. Thời gian làm có thể kéo dài, nên chuẩn bị sớm.
Đọc kỹ yêu cầu về mẫu giấy và thời hạn xác nhận. Giấy xác nhận quá cũ có thể không được chấp nhận.
- Xác nhận của địa phương hoặc cơ quan chuyên môn
- Đúng mẫu theo quy định
- Còn thời hạn
- Chuẩn bị sớm vì có thể lâu
Ảnh thẻ và phiếu đăng ký
Ảnh thẻ cần đúng kích thước, phông nền và thời gian chụp theo yêu cầu. Chụp sẵn một lần đủ dùng cho cả mùa và lưu bản điện tử.
Phiếu đăng ký theo mẫu của từng trường phải điền đúng, đủ, không tẩy xoá. Điền bản nháp trước rồi mới chép sang bản chính.
Một bìa hồ sơ cho cả mùa
Dùng một bìa có ngăn: bản gốc, bản sao chứng thực, ảnh, biên lai và giấy báo. Ghi một trang danh mục ở đầu bìa để biết đã nộp gì cho trường nào, còn bao nhiêu bản sao.
Khi nhập học xong, chuyển bìa này thành bìa hồ sơ sinh viên, tiếp tục dùng cho học bổng, miễn giảm, thực tập và tốt nghiệp sau này.
Bảo vệ thông tin cá nhân
Giấy tờ tuyển sinh chứa nhiều thông tin cá nhân. Chỉ gửi qua kênh chính thức của trường, không đăng ảnh giấy tờ lên mạng xã hội để khoe kết quả, không gửi cho dịch vụ trung gian không rõ nguồn gốc.
Nếu cần nhờ người hỗ trợ điền hồ sơ, hãy ngồi cùng và tự nhập thông tin đăng nhập, không trao tài khoản cho người khác.
Lịch chuẩn bị giấy tờ trong năm
Đầu năm lớp mười hai, kiểm tra căn cước còn hạn và thông tin chính xác, xin bản sao giấy khai sinh, chụp ảnh thẻ. Học kỳ hai, làm giấy xác nhận ưu tiên nếu thuộc diện, chứng thực bản sao học bạ khi có điểm tổng kết các học kỳ cần dùng. Ngay sau khi có giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, làm bản sao chứng thực để dùng khi nhập học.
Làm theo lịch này, đến mùa nhập học bạn chỉ còn việc mở bìa hồ sơ, rút đúng giấy tờ trường yêu cầu và nộp. Những gia đình để dồn mọi việc vào tuần nhập học thường phải chạy nhiều nơi trong vài ngày, dễ thiếu sót và mệt mỏi không cần thiết.
Nếu học sinh đi học xa, hãy chuẩn bị thêm một bộ bản sao để học sinh mang theo, một bộ để gia đình giữ ở nhà, phòng khi cần gửi bổ sung.
- Đầu năm: căn cước, khai sinh, ảnh
- Học kỳ hai: giấy ưu tiên, chứng thực học bạ
- Sau thi: chứng thực giấy tốt nghiệp tạm thời
- Một bộ mang theo, một bộ ở nhà
Một mẹo nhỏ nhưng hữu ích: ở trang đầu bìa hồ sơ, ghi số điện thoại và email của bộ phận tuyển sinh các trường bạn đã nộp, cùng mã hồ sơ hoặc mã đăng ký nếu có. Khi cần hỏi tình trạng hồ sơ, bạn có ngay thông tin để tra cứu mà không phải lục lại email cũ.
Với học sinh dự định học tiếp ở nước ngoài sau này, hãy giữ thêm bản dịch công chứng của học bạ và bằng tốt nghiệp khi có điều kiện. Việc này không bắt buộc ở mùa tuyển sinh trong nước, nhưng làm sớm sẽ đỡ vất vả khi cần nộp hồ sơ du học hoặc trao đổi sinh viên.
Câu hỏi thường gặp
Giấy tờ tuyển sinh gồm những gì?
Thường gồm căn cước, học bạ, giấy chứng nhận tốt nghiệp, giấy khai sinh, giấy tờ ưu tiên, chứng chỉ, ảnh thẻ; danh sách chính xác theo từng trường.
Thông tin giữa các giấy tờ lệch nhau thì sao?
Liên hệ cơ quan cấp để điều chỉnh sớm hoặc hỏi trường cách xử lý trước khi nộp.
Có cần bản sao chứng thực?
Nhiều trường yêu cầu; nên làm vài bản mỗi loại.
Nộp trực tuyến cần chuẩn bị gì?
Bản chụp rõ nét, đủ góc, lưu sẵn theo tên dễ hiểu.
Có nên đăng ảnh giấy báo trúng tuyển lên mạng?
Không nên vì lộ thông tin cá nhân.
